Berichtsjablonen: email, SMS en ICS
Toegang tot berichtsjablonen
Dashboard > Instellingen > Berichtsjabloon
Er zijn 3 soorten berichtsjablonen:
- Emailsjablonen: emailmeldingen en herinneringen
- Teksbericht-sjablonen: SMS-berichten en herinneringen
- Kalenderevenementen: configuratie van ICS-bestanden als bijlage bij e-mails, zodat uw klanten hun afspraken kunnen toevoegen aan hun eigen kalender
Er zijn 3 categorieën van ontvangers van meldingen (zie in de configuratie van de meldingen):
- Teamleden: het bericht wordt gestuurd naar het teamlid dat een afspraak heeft met een klant
- Klanten
- Managers: ontvangers waarvan het e-mailadres voorkomt in het veld "e-mailadres van de manager" op de configuratiepagina voor meldingen
Een berichtsjabloon bewerken
Om een berichtsjabloon te bewerken, klikt u op de titel van de sjabloon (zie bovenstaande schermafbeelding).
Naam sjabloon
In het geval van een e-mail, kan het onderwerp van de e-mail worden gewijzigd.
Toevoegen van inhoud (en dynamische tekst)
U kunt de teksten in de sjablonen naar wens aanpassen. Er is tevens een lijst met dynamische tekst beschikbaar. Hier kunt een aantal opties uit kiezen om het sjabloon te maken. De inhoud wordt automatisch ingevuld met de juiste informatie zodra een afspraak geboekt is.
U kunt daarnaast ook bijlages toevoegen die standaard meegestuurd worden met de sjablonen (denk aan huisregels bij het bevestigen van een afspraak).
SMS-sjablonen bewerken
De lijst van SMS-sjablonen is bijna dezelfde als voor e-mails. Het verschil zit in de editor, aangezien SMS alleen tekst is.
De sjabloon heeft een naam, een berichttekst van maximaal 140 tekens waarin dynamische teksten kunnen worden ingevoegd.
Let op: wees voorzichtig met het aantal tekens dat door de dynamische teksten wordt ingevoegd, om te voorkomen dat berichten te lang zijn en worden afgekapt.
Kalenderevenementen bewerken
Twee categorieën van ontvangers: personeel en klanten.
Met dit sjabloon kunt u de informatie definiëren die zal worden weergegeven in de samenvatting van een afspraak, het adres en de inhoud van de beschrijving van de afspraak zodra deze is toegevoegd aan de externe agenda (Microsoft Outlook, Google Calendar, Yahoo, Zimbra, Zoho...).
Met de locatieconfiguratie kunt u de locatie van de afspraak specifieker specificeren:
- op het adres van uw bedrijf
- op het adres van de klant
- op een ander adres dat tijdens de aanstellingsprocedure is verzameld